ĐÀO TẠO HỒ SƠ KẾ TOÁN
Quy định về lưu giữ tài liệu kế toán (Nghị định số 174/2016 / NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2016 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Kế toán)
- Tài liệu kế toán phải lưu giữ
✔ Hồ sơ kế toán.
✔ Sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng thể.
✔ Báo cáo tài chính; báo cáo ngân sách; báo cáo ngân sách hợp nhất.
✔ Các tài liệu khác liên quan đến công việc kế toán, bao gồm: hợp đồng; báo cáo kế toán hành chính; báo cáo tài chính của dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kiểm kê và định giá tài sản; các tài liệu liên quan đến thanh tra, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, góp vốn từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến việc giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, ngừng hoạt động, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; các tài liệu liên quan đến việc tiếp nhận và sử dụng tài trợ hoặc vốn; các chứng từ liên quan đến thuế, phí, lệ phí và các nghĩa vụ khác đối với Nhà nước; các tài liệu khác.
- Bảo quản, lưu giữ và công bố các tài liệu và thông tin kế toán
✔ Tài liệu kế toán lưu giữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật, trừ:
👉 Tài liệu kế toán quy định chỉ có một bản chính nhưng phải được nhiều đơn vị lưu giữ, trong đó một đơn vị được giữ lại bản chính, các tài liệu khác được giữ lại bản sao.
👉 Tài liệu kế toán bị tạm giữ hoặc tịch thu theo quy định, trong trường hợp tài liệu kế toán có thể được giữ lại cùng với biên bản luân chuyển tài liệu theo quy định
👉 Tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do các sự cố quy định không thể tránh khỏi, trong trường hợp đó, tài liệu kế toán có thể được giữ lại. Trong trường hợp không thể mua được bản chụp như đã nêu, đơn vị kế toán phải giữ lại chứng từ xác nhận là bản sao không thể mua được.
✔ Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán lưu trữ đầy đủ, an toàn. Mỗi đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế quản lý, sử dụng và lưu trữ tài liệu kế toán riêng, trong đó quy định trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận và người làm kế toán. Đơn vị kế toán là doanh nghiệp siêu nhỏ không phải tự xây dựng nội quy quản lý, sử dụng và lưu trữ tài liệu kế toán nhưng phải lưu giữ đầy đủ, an toàn theo quy định. Đơn vị kế toán phải cung cấp đầy đủ trang thiết bị để quản lý và lưu trữ tài liệu kế toán. Kế toán có trách nhiệm bảo vệ các tài liệu kế toán của họ.
✔ Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc lưu trữ tài liệu kế toán dưới dạng thực hay điện tử. Việc lưu trữ tài liệu kế toán phải an toàn, bảo mật và phải cung cấp thông tin theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
✔ Tài liệu kế toán phải được lưu trữ đầy đủ, có hệ thống và được sắp xếp theo ngày lập.
✔ Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán có trách nhiệm cung cấp kịp thời thông tin, tài liệu kế toán cho cơ quan thuế và cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Cơ quan có thẩm quyền cung cấp tài liệu kế toán có trách nhiệm bảo vệ và hoàn trả kịp thời, đầy đủ tài liệu kế toán sau khi sử dụng.
Điều 12. Tài liệu kế toán phải được lưu giữ ít nhất 5 năm
- Các chứng từ kế toán không ghi trực tiếp vào sổ kế toán và báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, không kèm theo chứng từ kế toán.
- Tài liệu kế toán phục vụ công tác quản lý đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và báo cáo tài chính.
- Trong trường hợp luật khác quy định tài liệu phải lưu trên 5 năm thì áp dụng theo luật đó.
Điều 13. Tài liệu kế toán phải được lưu giữ ít nhất 10 năm
- Hồ sơ kế toán ghi trực tiếp vào sổ kế toán và báo cáo tài chính, tờ trình, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm, báo cáo năm, báo cáo kiểm toán nội bộ, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và các tài liệu khác ghi trực tiếp vào sổ kế toán và báo cáo tài chính.
- Các tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, điều chuyển tài sản cố định; báo cáo kiểm kê và định giá tài sản.
- Tài liệu kế toán của chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán năm và báo cáo quyết toán của dự án nhóm B, nhóm C đã hoàn thành.
- Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, giải thể, phá sản, ngừng hoạt động, chấm dứt hoạt động dự án.
- Các tài liệu liên quan như tài liệu kiểm toán do Kiểm toán nhà nước ban hành, văn bản kiểm tra của cấp có thẩm quyền hoặc tài liệu của tổ chức kiểm toán độc lập.
- Các tài liệu khác với những tài liệu được chỉ định
- Trong trường hợp luật khác quy định tài liệu quy định phải được lưu giữ trên 10 năm thì áp dụng theo luật đó.
Điều 14. Tài liệu kế toán được lưu giữ vĩnh viễn
- Đơn vị kế toán nhà nước lưu giữ vĩnh viễn các tài liệu sau đây: báo cáo ngân sách nhà nước hàng năm do ngân sách nhà nước phê chuẩn, báo cáo quyết toán ngân sách địa phương hàng năm được Hội đồng nhân dân phê chuẩn; tài liệu, báo cáo tài chính của dự án nhóm A đã hoàn thành và dự án quan trọng quốc gia; tài liệu kế toán lịch sử hoặc tài liệu quan trọng về kinh tế, an ninh quốc gia, quốc phòng.
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán hoặc chính quyền địa phương xác định tài liệu kế toán được lưu giữ vĩnh viễn.
- Đơn vị hạch toán kinh doanh phải lưu giữ vĩnh viễn tài liệu kế toán lịch sử hoặc tài liệu quan trọng về kinh tế, an ninh quốc phòng, quốc phòng.