Cùng với sự phát triển nhanh chóng của xu hướng chuyển đổi số thì các công ty phần mềm kế toán cũng đã ứng dụng và phát triển nhanh chóng các xu hướng công nghệ mới trong phần mềm kế toán, giúp cho công việc kế toán và quản trị doanh nghiệp (ERP) trở nên thuận tiện, nhanh chóng và chính xác.
Các doanh nghiệp SMEs đang gặp các thách thức, khó khăn trong việc lựa chọn và ứng dụng phần mềm gồm:
- Nhiều phần mềm có tính năng tương tự nhau và chưa biết lựa chọn phần mềm nào, hầu như phụ thuộc vào kế toán trưởng đề xuất.
- Đầu tư nhiều tiền để mua phiên bản đầy đủ nhất nhưng việc sử dụng không hết các tính năng của hệ thống.
- Các bộ phận sử dụng một thời gian thì bỏ dở, không sử dụng tiếp tục. Phần lớn chỉ sử dụng phân hệ kế toán, quản lý kho, hoặc nhân sự.
- Có các doanh nghiệp nghĩ rằng ngành của mình là đặc thù nên thuê đơn vị phần mềm viết riêng phần mềm, dẫn đến mất thời gian và chi phí rất nhiều, trong khi đó có các phần mềm trên thị trường đã có thể đáp ứng được.
- ….
Chúng tôi chia sẻ các nội dung chính để doanh nghiệp có quyết định chọn phần mềm phù hợp:
- Để lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu dài hạn để lựa chọn phần mềm phù hợp từ đầu. Ví dụ: nếu doanh nghiệp muốn mở thêm chi nhánh hay công ty con thì cần dùng phần mềm có thể quản lý chung với nhau và có thể gộp số liệu chung với nhau được.
- Hoặc doanh nghiệp muốn tự động hoá tất cả phòng ban thì cần dùng phần mềm có thể gắn thêm từng phân hệ vào như: ban đầu sử dụng phân hệ kế toán, sau đó tích hợp phân hệ bán hàng, marketing, nhân sự vào thêm.
- Hiện nay các phần mềm đã có thể nhập tự động các hoá đơn, chứng từ .v.v.. giúp cho kế toán có thêm thời gian để làm các công việc khác. Doanh nghiệp cũng nên cân nhắc dành thêm chút ngân sách để áp dụng các phần mềm này.
- Để áp dụng thường xuyên phần mềm cho tất cả bộ phận, thì doanh nghiệp xem đây là một dự án chuyển đổi số và cần có nhân sự phụ trách để giám sát, kiểm tra việc thực hiện, nhằm đảm bảo tất cả nhân sự đều duy trì áp dụng. Sau một thời gian sẽ trở thành thói quen mới cho nhân sự khi áp dụng bất kỳ phần mềm mới nào.
- Thông thường, một số nhân viên sẽ phản đối việc áp dụng phần mềm mới. Do phải thay đổi thói quen mới, hoặc khó khăn trong việc sử dụng hoặc số liệu có thể bị lỗi do chưa đúng quy trình sử dụng phần mềm, nên nếu Ban lãnh đạo quyết tâm thực hiện thì sau thời gian sẽ thực hiện được.
- …
Điều rất quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý nếu muốn hệ thống phần mềm quản trị đưa vào sử dụng nhanh chóng và hiệu quả, trước tiên doanh nghiệp cần phải xây dựng từng bước thứ tự đề cập ở dưới đây, hầu như các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc áp dụng các hệ thống quản trị do chưa xây dựng đầy đủ các bước sau đây:
- Mục tiêu
- Sơ đồ tổ chức
- Mô tả công việc
- KPIs
- Quy trình
- Hệ thống hoá quy trình
Vì vậy, để doanh nghiệp giảm thiểu thời gian và không tốn nhiều chi phí thì chúng tôi khuyên các doanh nghiệp nên cần có chuyên gia tư vấn trước khi quyết định đầu tư số tiền lớn cho việc này. Chúng tôi đã có nhiều năm tư vấn và huấn luyện cho nhiều doanh nghiệp ứng dụng thành công phù hợp cho từng loại hình doanh nghiệp khác nhau, và chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho bạn để giúp doanh nghiệp của bạn có một nền tảng vững chắc, làm cơ sở để phát triển nhanh chóng.
Liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 0905 69 36 38 hoặc email: neil@ataservice.com.vn
