TẠI SAO THIẾT LẬP HỆ THỐNG KẾ TOÁN LÀ ĐIỀU CẦN THIẾT ?
Hầu hết các doanh nghiệp SMEs hoặc siêu nhỏ khi thành lập và hoạt động đều hiểu rằng cần phải có kế toán phụ trách, và doanh nghiệp sẽ tuyển dụng nhân sự kế toán đơn giản là phụ trách kế toán cho công ty. Và tuỳ công ty có quy mô nhỏ hay lớn thì doanh nghiệp sẽ ước tính cần bao nhiêu nhân viên kế toán để đảm nhận khối lượng công việc phát sinh phù hợp của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp chưa xây dựng hệ thống kế toán thường sẽ có những kết quả hoặc dấu hiệu sau:
- Số liệu kế toán không chính xác (cả về thuế và nội bộ)
- Doanh nghiệp không phân tích để biết hiệu quả kinh doanh chung và hiệu quả kinh doanh của sản phẩm
- Khó xác định giá bán phù hợp vì không phân tích được chi phí và không tính được giá thành
- Dễ xảy ra thất thoát tài sản
- Hồ sơ, chứng từ lưu trữ không khoa học và khó tra cứu
- Công nợ thu hồi chậm
- Chủ doanh nghiệp khó đánh giá kết quả công việc của nhân sự kế toán
Chúng tôi chia sẻ các bước và nội dung xây dựng hệ thống kế toán cơ bản gồm:
Bước 1: Kế toán cần hiểu rõ mô hình hoạt động của doanh nghiệp
Trường hợp doanh nghiệp đã hoạt động thì việc xây dựng lại hệ thống sẽ mất thời gian và chi phí nhiều hơn cho việc tái thiết lập lại hệ thống đối với doanh nghiệp mới thành lập. Việc này tuỳ thuộc vào chuyên môn, kinh nghiệm của đơn vị tư vấn hoặc kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính.
Kế toán phải am hiểu từng loại hình kinh doanh sẽ có những đặc thù khác nhau trong việc hạch toán nên việc lưu trữ chứng từ và thiết lập hệ thống lên phần mềm cũng sẽ khác nhau. Cũng như Ban Giám đốc phải chia sẻ mục tiêu, định hướng dài hạn của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống theo khuôn khổ từ đầu, điều này giúp doanh nghiệp không phải mất thời gian và chi phí cho tái thiết lập nhiều lần khi doanh nghiệp phát triển lên.
Từ việc am hiểu mô hình hoạt động, để kế toán có thể nắm bắt các nguồn doanh thu chính, các loại chi phí dự kiến phát sinh, đối tượng khách hàng mục tiêu, đặc thù nguyên vật liệu đầu vào .v.v.. để có định hướng thiết lập từ đầu.
Bước 2: Thiết lập quy trình thực hiện công việc
Thiết lập các quy trình thực hiện công việc, nguyên tắc và quy định cho những ai sử dụng hệ thống. Bên cạnh quy trình thực hiện, bạn cần phải xây dựng quy trình thu thập, báo cáo số liệu và quy trình giám sát thường xuyên để ngăn ngừa các vấn đề và tính chính xác của dữ liệu.
Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp, bao gồm: Quy trình thực hiện và lưu chuyển chứng từ, các biểu mẫu thống kê dữ liệu, các nguyên tắc kiểm soát, v.v.. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có các quy trình cơ bản gồm:
- Quy trình thu – chi
- Quy trình bán hàng và thu tiền
- Quy trình mua hàng và thanh toán
- Quy trình quản lý hàng tồn kho
- Quy trình tính lương
Một quy trình nhất quán sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện, ngăn ngừa được các gian lận hoặc sai sót kịp thời, cũng như số liệu có độ tin cậy cao.
Bước 3: Lựa chọn phần mềm kế toán thích hợp
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm khác nhau nhưng các tính năng giải quyết các công việc của kế toán là giống nhau. Lựa chọn phần mềm khác nhau phụ thuộc vào định hướng, mục tiêu của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp theo định hướng là quản lý tập trung group, các chi nhánh hay định hướng phát triển thêm các sản phẩm khác nhau sẽ lựa chọn các tính năng và điểm mạnh khác nhau của từng thương hiệu phần mềm khác nhau để lựa chọn.
Việc này tưởng chừng đơn giản nhưng nếu bạn chọn phần mềm không phù hợp với định hướng trong tương lai, tầm nhìn doanh nghiệp của bạn thì bạn sẽ mất thời gian, chi phí rất nhiều cho việc thay đổi phần mềm và thời gian kế toán và bộ phận liên quan làm quen với phần mềm mới.
Bước 4: Xây dựng cấu trúc bộ máy kế toán doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp của bạn là siêu nhỏ và ít người thì cũng nên cần có bộ máy doanh nghiệp và sơ đồ bộ máy kế toán. Để tất cả nhân sự trong doanh nghiệp sẽ biết vị trí của mình và thực hiện các quy trình công việc được nhất quán và chính xác.
Hầu hết các doanh nghiệp đều có kế toán viên phụ trách thuế và phụ trách nội bộ, và tuỳ thuộc vào mô hình hoạt động đã tìm hiểu tại Bước 1, khối lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít để có thể xác định số lượng nhân viên kế toán phù hợp, bao gồm:
- Kế toán trưởng
- Kế toán tổng hợp
- Kế toán bán hàng
- Kế toán hàng tồn kho
- Kế toán công nợ
- Kế toán thuế
- Thủ quỹ
Tuỳ vào đặc thù quy mô mà các vị trí trên có thể kiêm nhiệm cho 1 vị trí kế toán viên.
Bước 5: Tuyển dụng, phân công, đào tạo nhân sự tham gia hệ thống kế toán
Căn cứ vào tìm hiểu mô hình hoạt động ở trên và cấu trúc sơ đồ bộ máy, doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn ứng viên phù hợp thay vì ứng viên thừa hoặc thiếu năng lực. Bạn có thể tham khảo dịch vụ tuyển dụng nhân sự của chúng tôi tại đây
Khi phân công nhiệm vụ cho kế toán viên cần tránh vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, ví dụ: kế toán hàng tồn kho kiêm thủ kho, kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ .v.v..
Thiết lập KPIs cho đội ngũ kế toán cũng là một phần quan trọng để đảm bảo các mục tiêu tài chính được thực thi và đo lường kiểm soát như: thu hồi công nợ, ngân sách chi phí, doanh thu, tỷ suất lợi nhuận v.v..
Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán – Kiểm toán – Tư vấn, đồng thời Ban lãnh đạo của ATA Service có nhiều kinh nghiệm trong huấn luyện kinh doanh, xây dựng quản trị doanh nghiệp, Chúng tôi tin chắc rằng sẽ giúp doanh nghiệp bạn xây dựng bộ máy hệ thống kế toán phù hợp mang lại hiệu quả để hỗ trợ cho sự phát triển của doanh nghiệp bạn thuận lợi. Chúng tôi sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp sau khi kết thúc quá trình tư vấn để đảm bảo thực tế mang lại kết quả rõ ràng, và sẽ đồng hành cùng bạn trong những thời điểm chuyển mình phát triển trong tương lai với bộ máy kế toán vững mạnh để đáp ứng được nhu cầu phát triển cho doanh nghiệp của bạn.
